Zuletzt aktualisiert: 2026-09-09
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Dokumenten Profi unter dokumentenprofi.shop personenbezogene Daten im Rahmen des Online-Einkaufs verarbeitet. Sie gilt für alle Bestell-, Versand-, Zahlungs- und Supportvorgänge auf dieser Storefront.
1. Verantwortliche Stellen und Rollen
Dokumenten Profi ist ein unabhängiger Mehrmarken-Fachhandel für Drucken, Scannen und sicheres Vernichten mit Beratung für Büro und Homeoffice. Als unabhängiger Fachhändler vergleichen wir Sortimente von Pantum, Lexmark, HSM und IRIScan mit klaren Servicefakten und Kaufdetails.
Dieser Store ist keine offizielle Herstellerseite von Pantum, Lexmark, HSM oder IRIScan. Es werden keine externen offiziellen Domains als dieser Store ausgegeben.
Operativ betrieben wird die Storefront von der Leipziger BüroWorkflow Handelsgesellschaft mbH, einer unabhängigen Handelsgesellschaft mit Sitz in Deutschland, die Sortimente für Büro-Dokumentenworkflows kuratiert, prüft und vertreibt.
- Storefront und Marke: Dokumenten Profi, Schillerstraße 47, 04109 Leipzig, Deutschland — gegründet 2016. Erreichbar über dokumentenprofi.shop.
- Operative Betreiberin: Leipziger BüroWorkflow Handelsgesellschaft mbH. Sie betreibt die Storefront operativ und verantwortet Sortiment, Abwicklung und Kundenservice gemäß den jeweils hinterlegten Store-Regeln.
Die operative Verantwortung umfasst:
- Operativer Betrieb der Verkaufsplattform und Pflege der Sortimentsdaten
- Qualitäts- und Echtheitsprüfung entlang der Lieferkette
- Abwicklung von Bestellungen, Versandvorgängen und Rückgaben nach den geltenden Richtlinien
- Kundenbetreuung über den hinterlegten Hauptkanal und die Fachabteilungen
Für den Datenschutz bedeutet das: Die Betreiberin entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bei Bestellung, Versand, Retoure, Zahlung und Kundenbetreuung und stellt sicher, dass Anfragen zu Vertragsbedingungen, Widerruf und Datenschutzrechten in Textform beantwortet werden.
2. Welche Informationen wir erhalten
2.1 Angaben, die Sie uns mitteilen
Wenn Sie bei Dokumenten Profi einkaufen oder anfragen, verarbeiten wir die Daten, die Sie aktiv angeben:
- Bestell- und Kontaktdaten: Name, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sofern angegeben.
- Kaufdetails: gewählte Artikel aus den Bereichen Drucken, Scannen und Vernichten, Mengen, Gutscheincode — zum Beispiel SAVE15 für 15% Rabatt auf berechtigte Artikel nach den Checkout-Regeln — sowie Hinweise aus dem Checkout.
- Versand- und Retourenangaben: Angaben zur Zustellung für den Standardversand für 8,00 € bzw. kostenlosen Versand ab 45,00 € sowie Angaben zur Rückgabe innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung, inklusive Grund und gewünschter Abwicklung.
- Support- und Garantieanfragen: Bestellnummer sofern vorhanden, Betreff, Problembeschreibung, Fotos oder Fehlerbeschreibungen, sowie Garantie- und Gewährleistungsdetails, wie sie beim jeweiligen Produkt stehen und im Supportfall geprüft werden.
- Identitätsnachweise bei sensiblen Ersuchen: Bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen kann zur Identitätsprüfung ein geeigneter Nachweis erforderlich sein.
2.2 Automatisch erfasste Informationen
Beim Besuch von dokumentenprofi.shop werden technisch notwendige Daten automatisch verarbeitet, um die Seite sicher bereitzustellen:
- Geräte- und Nutzungsdaten: Browsertyp, Betriebssystem, Spracheinstellung, aufgerufene Seiten, Verweildauer, Warenkorbstatus und Checkout-Schritte.
- Protokoll- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse in gekürzter bzw. zweckgebundener Form, Zeitstempel, Fehlermeldungen und Betrugspräventionssignale.
- Ungefähre Standortableitung: Ableitung von Land, Währung EUR und Locale de zur Anzeige korrekter Preise, Steuern und Versandregeln.
2.3 Transaktions- und Supportaufzeichnungen
Zur verlässlichen Unterstützung vor und nach dem Kauf, vom Gerätevergleich bis zu Versand und Retoure, führen wir geordnete Vorgangsaufzeichnungen:
- Transaktionsaufzeichnungen: Bestellnummer, Zahlungsstatus, Versandstatus, Sendungsverfolgung, Rechnungen und Gutschriften.
- Kommunikationsverlauf: E-Mails an den Kundenservice, Kategorisierung des Anliegens, Direktbeantwortung oder Weiterleitung an die zuständige Fachabteilung sowie Eskalation an die Fachabteilungsleitung des jeweils zuständigen Ressorts.
- Qualitätsnotizen: Ergebnisse der Qualitäts- und Echtheitsprüfung entlang der Lieferkette, soweit für die jeweilige Bestellung relevant.
3. Zwecke der Verwendung
Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für klar umrissene Shop-Zwecke:
- Vertragsabwicklung: Annahme, Prüfung, Versand und Abrechnung von Bestellungen sowie Anwendung der Versandregel, Rückgaberegel und Aktionsregeln im Checkout.
- Kundenbetreuung: Zentrale Annahme und Verteilung aller Kundenanfragen, Auskunft zu Bestellstand, Versandregel, Rückgaberegel und Aktionsregeln sowie Hilfe bei Bestellung, Versand und Retoure.
- Qualität und Sicherheit: Echtheitsprüfung, Missbrauchserkennung, Sicherung der Warteschlange bei Eingängen außerhalb der Servicezeiten und Verbesserung der Sortimentsdaten.
- Rechtliche Pflichten: Aufbewahrung handels- und steuerrechtlicher Belege, Bearbeitung von Anfragen zu Vertragsbedingungen, Widerruf und Datenschutzrechten sowie Weiterleitung an externe Rechtsberatung bei komplexen Sachverhalten und Eskalation an die Geschäftsführung im Rechts- und Datenschutzbereich.
- Komfortfunktionen: Speicherung von Warenkorb, Spracheinstellung und Checkout-Präferenzen, soweit technisch erforderlich oder von Ihnen gewählt.
4. Dienstleister und Weitergabe
Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für Betrieb, Versand, Zahlung und Support erforderlich ist. Es erfolgt kein Verkauf personenbezogener Daten.
- Hosting und Shop-Betrieb: Technischer Betrieb von dokumentenprofi.shop, Datensicherung und Fehleranalyse.
- Versand und Logistik: Weitergabe von Name, Lieferanschrift und Sendungsdaten an Versanddienstleister zur Zustellung und Sendungsverfolgung.
- Zahlungsabwicklung: Siehe Abschnitt 5.
- Kundenkommunikation: E-Mail-Bearbeitung für Bestellung, Versand und Retoure einschließlich Erfassung und Kategorisierung des Anliegens.
- Recht und Steuern: Steuerberatung, Buchhaltung und bei Bedarf externe Rechtsberatung.
Alle Dienstleister werden vertragsgemäß zur Vertraulichkeit und zweckgebundenen Verarbeitung verpflichtet.
5. Zahlungsabwicklung
Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Bei der Zahlung werden die für die jeweilige Methode erforderlichen Daten verarbeitet:
- Kreditkarte: Karteninhaber, Kartenkennung in tokenisierter Form, Ablaufdatum, Autorisierungs- und Ablehnungsstatus sowie Betrugsprüfsignale. Die vollständige Kartennummer wird nicht auf unseren eigenen Systemen im Klartext gespeichert.
- PayPal: PayPal-Kontokennung, Transaktions-ID, Zahlungsstatus, Erstattungsstatus und zugehörige Bestellreferenz.
Die eigentliche Zahlungsausführung erfolgt über die zertifizierten Zahlungsdienstleister. Deren eigene Datenschutzhinweise gelten ergänzend für deren Verarbeitung. Wir erhalten von dort Bestätigungen über Zahlung, Rückbuchung oder Erstattung zur Abwicklung Ihrer Bestellung.
6. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien für Betrieb, Warenkorb und Sicherheit:
- Unbedingt erforderliche Cookies: Für Anmeldung, Warenkorb, Checkout-Schritte, Anwendung des Codes SAVE15 auf berechtigte Artikel, Lastverteilung und Sicherheit. Ohne diese ist der Einkauf nicht möglich.
- Funktionale Speicherung: Für Sprachauswahl de, Währung EUR und gemerkte Eingaben.
- Leistungs- und Fehleranalyse: Zur Erkennung von Störungen und zur Verbesserung der Ladezeiten, nach Möglichkeit in aggregierter Form.
Sie können Cookies im Browser verwalten und löschen. Bei Deaktivierung unbedingt erforderlicher Cookies können Checkout und Kundenkonto eingeschränkt sein.
7. Sicherheit
Wir schützen Kundendaten durch organisatorische und technische Maßnahmen entlang der Lieferkette und der Plattform:
- Verschlüsselte Übertragung per HTTPS auf dokumentenprofi.shop
- Zugriffsbeschränkung nach Fachabteilung, Protokollierung von Zugriffen und Eskalationswege bis zur Fachabteilungsleitung bzw. Geschäftsführung
- Sicherung von Eingängen außerhalb der Zeiten in der Warteschlange und Bearbeitung am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge
- Regelmäßige Pflege der Sortimentsdaten und Prüfung von Bestell- und Versandvorgängen
8. Aufbewahrung
Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:
- Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsbelege: Aufbewahrung für handels- und steuerrechtliche Fristen, danach Sperrung und Löschung.
- Versand- und Retourenunterlagen: Aufbewahrung zur Abwicklung von Bestellungen, Versandvorgängen und Rückgaben nach den geltenden Richtlinien, einschließlich Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung.
- Supportverlauf: Aufbewahrung zur Auskunft über Bestellstand, Versandregel, Rückgaberegel und Aktionsregeln sowie zur Qualitätssicherung.
- Datenschutzersuchen: Nachweis der rechtlichen Prüfung und Beantwortung in Textform.
Sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen, löschen oder anonymisieren wir Daten nach Wegfall des Zwecks auf Ihre Anfrage hin.
9. Ihre Wahlmöglichkeiten
- Auskunft zu Bestellung und Versand: Nutzen Sie Ihre Bestellbestätigung und den Kundenservice per E-Mail für Fragen zu Bestellstand und Lieferung.
- Berichtigung: Teilen Sie uns unrichtige Adress- oder Kontaktdaten vor dem Versand mit, damit wir sie korrigieren können.
- Cookie-Einstellungen: Passen Sie Speicherung und Cookies in Ihrem Browser an.
- Werbefreie Betreuung: Unser Hauptkanal dient der Abwicklung und Beratung für Büro und Homeoffice; Sie erhalten keine werbliche Ansprache ohne Ihre gesonderte Einwilligung, wo diese gesetzlich erforderlich ist.
- Nachweispflicht bei sensiblen Ersuchen: Halten Sie für Ersuchen zu sensiblen Daten Name, Bestellbezug sofern vorhanden, konkretes Anliegen und einen Nachweis zur Identitätsprüfung bereit.
10. Datenschutzrechte und Anträge
Sie können im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen verlangen. Anfragen zu Vertragsbedingungen, Widerruf und Datenschutzrechten werden rechtlich geprüft und in Textform beantwortet.
Für eine zügige Bearbeitung geben Sie bitte Bestellnummer sofern vorhanden, Betreff und kurze Problembeschreibung bzw. bei Rechts- und Datenschutzanliegen Name, Bestellbezug sofern vorhanden und konkretes Anliegen an.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
11. Minderjährige
Unser Sortiment richtet sich an geschäftsfähige Kunden für Büro und Homeoffice. Bestellungen durch Minderjährige sind nur mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten zulässig. Wir erfassen wissentlich keine Daten von Kindern zu eigenen Zwecken. Erziehungsberechtigte können sich zur Prüfung und Löschung entsprechender Daten an die Fachabteilung für Recht und Datenschutz wenden.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Sortiment, Abwicklung oder Kundenservice ändern. Maßgeblich ist die auf dokumentenprofi.shop veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Aktualisierungsdatum. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir auf der Storefront oder per E-Mail hin.
13. Kontakt für Recht und Datenschutz
Allgemeiner Kundenservice: Der Kundenservice ist per E-Mail erreichbar und hilft bei Bestellung, Versand und Retoure. Zentrale Annahme und Verteilung aller Kundenanfragen über:
- E-Mail: support@dokumentenprofi.shop
- Servicezeiten: Montag bis Freitag 9:00–17:00 Uhr, Europe/Berlin, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage
- Erste Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages ab Eingang
Fachabteilung Recht und Datenschutz: Für Anfragen zu Vertragsbedingungen, Widerruf und Datenschutzrechten sowie zur Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen:
- E-Mail: vertrauen@dokumentenprofi.shop
- Verfahren: Rechtliche Prüfung und Beantwortung in Textform, bei komplexen Sachverhalten Weiterleitung an externe Rechtsberatung, Eskalation an die Geschäftsführung
- Erste Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen
- Postanschrift: Dokumenten Profi, Schillerstraße 47, 04109 Leipzig, Deutschland
Eingänge außerhalb der Zeiten werden in der Warteschlange gesichert und am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge bearbeitet.