Rückerstattungsrichtlinie

Rückerstattungsrichtlinie

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-09

Rückgabe- und Erstattungsrichtlinie von Dokumenten Profi

Dokumenten Profi auf dokumentenprofi.shop ist ein unabhängiger Mehrmarken-Fachhandel für Drucken, Scannen und sicheres Vernichten mit Beratung für Büro und Homeoffice. Als unabhängiger Fachhändler vergleichen wir Sortimente von Pantum, Lexmark, HSM und IRIScan mit klaren Servicefakten und Kaufdetails. Diese Richtlinie erklärt Ihre Rückgabe- und Erstattungsrechte beim Kauf auf unserer Storefront.

Operativ betrieben wird die Storefront von der Leipziger BüroWorkflow Handelsgesellschaft mbH, einer unabhängigen Handelsgesellschaft mit Sitz in Deutschland, die Sortimente für Büro-Dokumentenworkflows kuratiert, prüft und vertreibt. Sie betreibt die Storefront operativ und verantwortet Sortiment, Abwicklung und Kundenservice gemäß den jeweils hinterlegten Store-Regeln. Dazu gehören der operative Betrieb der Verkaufsplattform und Pflege der Sortimentsdaten, die Qualitäts- und Echtheitsprüfung entlang der Lieferkette, die Abwicklung von Bestellungen, Versandvorgängen und Rückgaben nach den geltenden Richtlinien sowie die Kundenbetreuung über den hinterlegten Hauptkanal und die Fachabteilungen.

Betreiber: Dokumenten Profi, Schillerstraße 47, 04109 Leipzig, Deutschland

1. Rückgabefrist: 30 Tage nach Lieferung

Rückgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung akzeptiert. Maßgeblich ist das Lieferdatum Ihrer Bestellung. Bitte melden Sie Ihren Rückgabewunsch innerhalb dieser Frist an, damit wir Ihr Anliegen nach unserer Rückgaberegel bearbeiten können.

2. Berechtigung und Zustand der Ware

Um eine Rückgabe und Erstattung zu erhalten, beachten Sie bitte folgende Voraussetzungen:

• Der Artikel wurde über dokumentenprofi.shop gekauft und die Anfrage erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung.
• Bitte geben Sie Ihre Bestellnummer an, sofern vorhanden, sowie Betreff und kurze Problembeschreibung.
• Bei Geräten und Zubehör von Pantum, Lexmark, HSM und IRIScan prüfen Sie bitte Modellbezeichnung und Lieferumfang anhand der Kauffläche und des Lieferscheins.
• Für eine zügige Prüfung senden Sie Artikel möglichst vollständig, mit Zubehör und in transportsicherer Verpackung zurück.
• Bei Echtheits- oder Qualitätsmeldungen bewahren Sie bitte Verpackung und Belege bis zum Abschluss der Prüfung auf und prüfen Sie nach Erhalt Siegel und Verpackung sowie Modellbezeichnung und Seriennummer im Abgleich mit Lieferschein und Kauffläche.

Was Sie bei der Meldung bereithalten sollten

• Für allgemeine Rückgaben: Bestellnummer sofern vorhanden, Betreff und kurze Problembeschreibung.
• Für After-Sales, Einrichtung und Gewährleistung: Bestellnummer, Modell und Seriennummer, Fehlerbeschreibung und Fotos bei Bedarf.
• Für Echtheits- und Qualitätsmeldungen: Bestellnummer und Kaufdatum, Modellbezeichnung, Seriennummer und Fotos von Typenschild, Siegel und Verpackung sowie eine kurze Beschreibung der Auffälligkeit und des festgestellten Zeitpunkts.

3. So starten Sie Ihre Rückgabe oder Erstattung

Der Kundenservice ist per E-Mail erreichbar und hilft bei Bestellung, Versand und Retoure. So gehen Sie vor:

• Schritt 1 – Kontakt aufnehmen: Schreiben Sie an den zentralen Kundenservice unter support@dokumentenprofi.shop mit Bestellnummer, Betreff und kurzer Problembeschreibung. Ihr Anliegen wird erfasst, kategorisiert und direkt beantwortet oder an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet.
• Schritt 2 – Zuordnung an die Fachabteilung: Fragen zu Einrichtung und Gewährleistung übernimmt die After-Sales-Abteilung, Meldungen zu Echtheit und Qualität übernimmt die Prüfstelle. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Vorgangsnummer über den kontaktierten Fachbereich.
• Schritt 3 – Anleitung erhalten: Sie erhalten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Rücksendung, Ferndiagnose, angeleitete Zusatzprüfung oder Einsendung, je nach Fall.
• Schritt 4 – Updates und Abschluss: Wir informieren Sie über den Stand der Prüfung und setzen die festgelegte Abhilfemaßnahme um – Ersatz, Reparaturweg oder Erstattung.

4. Prüfung bei beschädigten, falschen oder beanstandeten Artikeln

Verlässliche Unterstützung vor und nach dem Kauf – vom Gerätevergleich bis zu Versand und Retoure – ist unser Serviceversprechen. Jede Kauffläche wird vor Freischaltung auf korrekte Modellzuordnung, vollständigen Lieferumfang, verständliche Kompatibilitätsangaben und widerspruchsfreie Servicehinweise geprüft. Unsere Qualitätskontrollen umfassen Wareneingangskontrolle auf Siegel, Typenschild und Zubehörvollständigkeit, Stichproben-Funktionstests sowie Kontrolle von Verpackung und Transportschutz vor Versand.

Der Bezug erfolgt ausschließlich über autorisierte Distributionspartner mit lückenlosem Herkunftsnachweis; Grauimporte und unversiegelte B-Ware sind vom Standardsortiment ausgeschlossen. Wir sichern zu, ausschließlich originale Neuware der geführten Markenhersteller im vorgesehenen Herstellerlieferumfang zu liefern.

Ablauf der Prüfung

• Eingangsbestätigung: Sie erhalten eine Bestätigung mit Vorgangsnummer über den kontaktierten Fachbereich.
• Abgleich der Nachweise: Bei Qualitäts- und Echtheitsthemen prüfen wir Herkunfts- und Kontrollprotokolle, Beschaffungsnachweis, Chargendaten und Wareneingangsprotokoll. Bei Bedarf erfolgt eine angeleitete Zusatzprüfung oder Einsendung zur Labor- bzw. Herstellerverifizierung.
• Ferndiagnose bei Funktionsfragen: Die After-Sales-Abteilung führt eine Ferndiagnose mit Schritt-für-Schritt-Anleitung durch, etwa bei Einrichtung, Bedienung und Verbrauchsmaterialwechsel.
• Stellungnahme und Abhilfe: Sie erhalten eine abschließende Stellungnahme mit Abhillevorschlag nach vollständiger Unterlagenlage; dringende Fälle mit Nutzungseinschränkung werden vorrangig bearbeitet. Danach wird die festgelegte Abhilfemaßnahme umgesetzt.

Abhilfe bei berechtigter Echtheitsbeanstandung: Sie erhalten wahlweise Ersatzlieferung aus geprüftem Bestand oder vollständige Kaufpreiserstattung einschließlich nachgewiesener Rücksendekosten sowie eine schriftliche Vorgangsbestätigung.

Die Verantwortung für Dokumentation und Ursachenanalyse entlang der Lieferkette liegt bei unserer Qualitätssicherung, die Verantwortung für Ersatz, Reparaturweg oder Erstattung bei Funktions- und Gewährleistungsfragen beim After-Sales-Team.

5. Erstattung: Methode und Umfang

Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Erstattungen für berechtigte Rückgaben erfolgen grundsätzlich auf die ursprünglich verwendete Zahlungsmethode – also auf Ihre Kreditkarte oder Ihr PayPal-Konto – sofern keine andere einvernehmliche Lösung vereinbart wird.

• Bei berechtigter Rückgabe innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung erstatten wir den Kaufpreis der zurückgegebenen berechtigten Artikel.
• Bei berechtigter Echtheitsbeanstandung erstatten wir auf Wunsch den vollständigen Kaufpreis einschließlich nachgewiesener Rücksendekosten.
• Ein etwaig eingelöster Aktionscode wie SAVE15 für 15% Rabatt auf berechtigte Artikel wirkt sich nur im Rahmen der Checkout-Regeln aus; erstattet wird der tatsächlich gezahlte Betrag für die berechtigten zurückgegebenen Artikel. Die Coupon-Berechtigung folgt den Checkout-Regeln.

6. Umtausch und Ersatzlieferung

Wenn Sie statt einer Erstattung einen Umtausch wünschen, teilen Sie dies bitte in Ihrer Nachricht mit. Nach Ferndiagnose bzw. Prüfung leiten wir – je nach Verfügbarkeit aus geprüftem Bestand und Art der Beanstandung – Ersatz, Reparaturweg oder Erstattung ein. Bei Echtheitsbeanstandungen haben Sie die Wahl zwischen Ersatzlieferung aus geprüftem Bestand und vollständiger Kaufpreiserstattung.

7. Versandkosten bei Rückgabe

Es gelten folgende Versandregeln für Ihre Erstbestellung:

• Kostenloser Versand ab 45,00 €.
• Der Standardversand kostet 8,00 €.

Die ursprünglich berechneten Versandkosten werden – außer bei berechtigter Echtheitsbeanstandung einschließlich nachgewiesener Rücksendekosten – nicht automatisch mit erstattet, sondern richten sich nach dem Grund der Rückgabe und der Prüfung im Einzelfall. Bitte bewahren Sie Nachweise über Rücksendekosten auf, damit wir diese bei berechtigten Beanstandungen berücksichtigen können. Verwenden Sie eine transportsichere Verpackung mit ausreichendem Transportschutz.

8. Gewährleistung und Garantie

Garantie- und Gewährleistungsdetails stehen beim jeweiligen Produkt und werden im Supportfall geprüft. Die After-Sales-Abteilung hilft bei Einrichtung, Bedienung und Verbrauchsmaterialwechsel und wickelt Gewährleistungs- und Garantieanfragen nach der jeweiligen Produktregel ab – von der Ferndiagnose mit Schritt-für-Schritt-Anleitung bis zur Einleitung von Ersatz, Reparaturweg oder Erstattung.

9. Kontakt: Hauptkanal und Fachabteilungen

Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag 9:00–17:00 Uhr (Europe/Berlin), ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage. Eingänge außerhalb der Zeiten werden in der Warteschlange gesichert und am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge bearbeitet.

• Zentraler Kundenservice – erste Anlaufstelle für Bestellung, Versandregel, Rückgaberegel und Aktionsregeln: support@dokumentenprofi.shop. Zentrale Annahme und Verteilung aller Kundenanfragen, Erfassung und Kategorisierung des Anliegens, Direktbeantwortung oder Weiterleitung an die zuständige Fachabteilung. Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages ab Eingang. Eskalation an die Fachabteilungsleitung des jeweils zuständigen Ressorts. Bitte nennen Sie Bestellnummer sofern vorhanden, Betreff und kurze Problembeschreibung.
• After-Sales / Betreuung – Einrichtung, Bedienung, Gewährleistung und Erstattung: betreuung@dokumentenprofi.shop. Hilfe bei Einrichtung, Bedienung und Verbrauchsmaterialwechsel sowie Abwicklung von Gewährleistungs- und Garantieanfragen nach der jeweiligen Produktregel. Vorgehen: Ferndiagnose mit Schritt-für-Schritt-Anleitung, dann Einleitung von Ersatz, Reparaturweg oder Erstattung. Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages. Eskalation an die Leitung Kundenservice. Bitte nennen Sie Bestellnummer, Modell und Seriennummer sowie Fehlerbeschreibung und Fotos bei Bedarf.
• Prüfstelle / Qualitätssicherung – Echtheits- und Qualitätsmeldungen: pruefstelle@dokumentenprofi.shop. Entgegennahme von Echtheits- und Qualitätsmeldungen, Prüfung von Herkunfts- und Kontrollprotokollen, Dokumentation und Ursachenanalyse entlang der Lieferkette sowie Festlegung und Umsetzung der Abhilfemaßnahme. Eingangsbestätigung in der Regel innerhalb eines Werktages. Eskalation an die Leitung Qualitätsmanagement. Bitte senden Sie Bestellnachweis, Seriennummer und Fotodokumentation sowie Beschreibung von Mangel und Feststellungszeitpunkt.

Dokumenten Profi ist ein unabhängiger Fachhändler und keine offizielle Herstellerseite von Pantum, Lexmark, HSM oder IRIScan. Bei Fragen zu Ihrer Rückgabe innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung wenden Sie sich jederzeit an support@dokumentenprofi.shop.